Khi viết hóa đơn kế toán có thể ghi sai một vài thông tin trên hóa đơn như là: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày tháng... Tất cả những sai sót đó sẽ làm cho hóa đơn không hợp lệ. Vì vậy kế toán cần phải biết cách xử lý nhưng sai sót đó khi gặp phải viết sai hóa đơn GTGT.
Căn cứ pháp lý:
+ Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
+ Khoản 7 Điều 3 của thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi TT 39)
Nhất Việt sẽ phân biệt ra các trường hợp như sau:
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
Theo khoản 1 - Điều 20 của TT 39: "1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai."
Cụ thể cách xử lý như sau:
- Trường hợp 1: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai (không xé).
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.
- Trường hợp 2: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.
+ Bước 3: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.
=> Cả 2 trường hợp trên bên bán và bên mua đều sử dụng hóa đơn mới đúng xuất lại để kê khai hạch toán. Còn hóa đơn viết sai đã gạch chéo là các hóa đơn Xóa bỏ chúng ta chỉ lưu giữ không dùng để kê khai hạch toán. Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các bạn cho số hóa đơn viết sai đã gạch chéo này vào cột "Xóa bỏ".
Chú ý: Vì chúng ta chưa giao hóa đơn cho khách hàng nên Bên bán không cần phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn nhé.
(Cách xử lý trên là dành cho trường hợp hóa đơn viết sai và được phát hiện ra sai sót trước khi giao hóa đơn Liên 2 cho khách hàng - KHÔNG BIỆT LỖI SAI SỐT TRÊN HÓA ĐƠN LÀ GÌ.)
2. Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:
a, Chưa kê khai thuế:
Theo khoản 2 - điều 20 của Thông tư 39: "2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định."
Cụ thể các bước thực hiện:
+ Bước 1: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản).
+ Bước 2: Thu hồi (lấy lại) hóa đơn Viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.
+ Bước 3: Xuất lại hóa đơn mới (theo đúng quy định ).
Chú ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.
(Bên bán và bên mua dùng hóa đơn xuất lại (đúng) để kê khai và hạch toán.
Hóa đơn viết sai đã xóa bỏ (gạch chéo) không dùng để kê khai hạch toán.)
b, Đã kê khai thuế:
Theo khoản 3 - điều 20 của Thông tư 39: "Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)."
Các bước thực hiện:
+ Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản xác nhận hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót.
(lập 2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)
+ Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
Cách xử lý từng trường hợp sai sót cụ thể trên hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
TH1: Sai số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT (đã kê khai thuế):
+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
Chú ý: Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm các bạn không được ghi âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm). Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm.
Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
TH2: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
(Theo khoản 7, điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC)
